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LÖSUNGEN / POSTEINGANG & FRISTENVERWALTUNG

Ein zentraler Posteingang. Für Ihre gesamte Kanzlei.

Ob beA, E-Mail, E-Post, E-Fax, SMS oder Papierpost – alles läuft in einem Posteingang zusammen. Die KI ordnet Nachrichten und Dokumente den richtigen Akten zu, bereitet Anhänge intelligent auf und erkennt relevante Fristen. Sie prüfen und bestätigen die Vorschläge. Weniger Handarbeit. Mehr Sicherheit. Mehr Zeit für Mandanten.

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HEUTE: OHNE CASEFLOW

So sieht der Posteingang in vielen Kanzleien heute aus.

Die Post ist digital. Die Verarbeitung nicht.

beA-Nachrichten, E-Mails, Faxe und Briefe – alles kommt digital an oder wird eingescannt, muss aber weiterhin manuell verarbeitet werden. Öffnen, lesen, Dokumente sortieren, Akten zuordnen und Zuständige informieren. Jeden Morgen bindet der Posteingang wertvolle Arbeitszeit.

Jede Frist muss von Hand erfasst werden.

Fristen werden manuell ermittelt, berechnet und in Kalender oder Kanzleisoftware eingetragen. Jeder Schritt kostet Zeit und birgt Fehlerpotenzial – gerade bei hohem Postaufkommen.

Der Preis des Status quo.

Stundenlange Postbearbeitung, aufwendige Fristenkontrolle und ein Vier-Augen-Prinzip, das wertvolle personelle Kapazitäten bindet. Dazu Wiedervorlagen, die uneinheitlich geführt werden, und wichtige Informationen, die zwischen Posteingang und Akte verloren gehen können.

Weniger Postbearbeitung. Mehr Sicherheit bei jeder Frist.

HEUTE
MIT CASEFLOW
Jede Nachricht wird von Hand geöffnet, gelesen, der richtigen Akte zugeordnet und weitergeleitet.
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caseflowDie KI erkennt den zugehörigen Fall und die beteiligten Personen. Eingänge aus allen Kanälen werden automatisch zugeordnet und an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet.
Anhänge werden manuell sortiert, umbenannt und zu Dokumenten zusammengefügt.
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caseflowDie KI erkennt zusammengehörige Dokumente, benennt und verschlagwortet sie und führt einzelne Seiten zu vollständigen, durchsuchbaren PDF-Dokumenten zusammen.
Mandanten fotografieren mehrseitige Verträge und Schreiben mit dem Smartphone und senden sie als einzelne Bilder. In der Kanzlei müssen die Seiten mühsam sortiert, zu einem Dokument zusammengefügt, benannt und abgelegt werden.
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caseflowDie KI erkennt zusammengehörige Seiten, rekonstruiert vollständige Dokumente und erstellt automatisch sinnvoll benannte, verschlagwortete und durchsuchbare PDF-Dateien.
Fristen müssen aus Schreiben herausgelesen, berechnet und manuell eingetragen werden.
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caseflowFristen und Termine werden automatisch erkannt und zur Prüfung vorgeschlagen. Erst nach Ihrer Freigabe werden sie verbindlich eingetragen.
Aufgaben und Wiedervorlagen werden manuell angelegt und nach unterschiedlichen Systemen verwaltet.
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caseflowAufgaben und Wiedervorlagen entstehen direkt aus dem Posteingang – mit Aktenbezug, Zuständigkeit und Fälligkeit nach einheitlichen Kanzleiprozessen.
Wer eine Nachricht bearbeitet hat und was daraufhin veranlasst wurde, ist häufig nur schwer nachvollziehbar.
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caseflowBearbeitungsschritte, Zuordnungen und Freigaben werden dokumentiert. So bleibt der Bearbeitungsstand auch bei Vertretungen jederzeit nachvollziehbar.

So funktioniert Ihr Posteingang mit caseflow.

Alle Eingangskanäle an einem Ort
Ob beA, E-Mail, E-Post, E-Fax, SMS oder Papierpost – alles läuft in einem zentralen Posteingang zusammen. Mit einheitlichen Abläufen für die gesamte Kanzlei.
Posteingang →
Dokumente intelligent erkennen und aufbereiten
Die KI erkennt den zugehörigen Fall und die beteiligten Personen, benennt und verschlagwortet Dokumente und legt sie in der richtigen Akte ab. Selbst einzeln fotografierte Seiten werden zu vollständigen, durchsuchbaren PDF-Dokumenten zusammengeführt.
Dokumente verwalten →
Fristen automatisch erkennen und prüfen
Fristen und Termine werden aus eingehenden Dokumenten ausgelesen und zur Prüfung vorgeschlagen. Erst nach Ihrer Bestätigung werden sie verbindlich erfasst. Automatisierte Vorbereitung bei voller Kontrolle durch Ihre Kanzlei.
Datenextraktion →
Aufgaben automatisch richtig verteilen
Aus eingehenden Nachrichten entstehen Aufgaben und Wiedervorlagen – mit Fälligkeit, Aktenbezug und klarer Zuständigkeit. Einheitliche Regeln sorgen dafür, dass auch bei Urlaub oder Vertretung nichts liegen bleibt.
Aufgaben verwalten →
Finden Sie jetzt heraus, wie caseflow in Ihrer Kanzlei eingesetzt werden kann.
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